Zostałeś zaangażowany w przygotowywanie złożonego modelu BIM i powiązanej z nim dokumentacji projektowej. Pracujesz na stanowisku projektanta prowadzącego, chociaż w praktyce pełnisz funkcję design menadżera, projektanta i specjalisty IT w jednym ;-). Koordynujesz pracę zespołu projektowego i chciałbyś, żeby jego członkowie byli zaangażowani i odpowiedzialni za to, co wykonują niezależnie od sytuacji. Zależy ci przecież na spełnieniu określonych standardów jakościowych. Niestety sytuacja komplikuje się z powodu zmiany oczekiwań klienta kilka dni przed wydaniem projektu. Zastanawiasz się co zrobić, żeby zdążyć na czas a dokumentacja była w pełni poprawna. Pragniesz, żeby usługa projektowa, którą świadczysz nie była dla klienta tylko kosztem, a stała się nośnikiem wartości dodanej. Cel może wydawać się trudny do osiągniecia, ale czy aby na pewno niemożliwy?
Przed kilkoma laty pełniłem rolę koordynatora BIM. Miałem za sobą olbrzymi bagaż doświadczeń związanych z fazą realizacji, uczestnictwem w negocjacjach, sporządzaniem porównań ofertowych i przeprowadzaniem odbiorów. Nadszedł czas, kiedy ponownie musiałem wcielić się częściowo w rolę projektanta i koordynować pracę zespołu projektowego. Stanowiło to dla mnie pewne wyzwanie. Sposób organizacji pracy w firmie, w której byłem zatrudniony nie pozwalał na zbytnią elastyczność. Musiałem dostosować się do nowej roli. Gdy rozpocząłem pracę zorientowałem się, że brakuje opisów procesów m.in. w zakresie komunikacji i wymiany danych pomiędzy różnymi działami. W trakcie pracy pojawiało się mnóstwo zmian, których nie dało się przewidzieć. Brakowało danych wyjściowych a informacje na temat nowych oczekiwań pojawiały się w najmniej odpowiednim momencie, czyli z reguły tuż przed wydaniem projektu. Praca była przez to bardzo nierównomierna. Zdarzały się tygodnie, podczas których wszyscy się nudzili. Innym razem nawał pracy powodował, że wszyscy musieli zostawać po godzinach. Brzmi znajomo?
Brak danych wyjściowych niezbędnych do rozpoczęcia kolejnego projektu sprowokował mnie do przeprowadzania pewnego rodzaju symulacji potrzeb zamawiającego, którym były działy realizacji i sprzedaży a także użytkownika końcowego. Razem z zespołem spotykaliśmy się raz w tygodniu w sali konferencyjnej i zapisywaliśmy na kartkach typu post-it wszystkie pomysły dotyczące potencjalnych potrzeb. Pomysły te były następnie opisywane w formie zadań w dedykowanej do tego celu aplikacji. Zauważyłem pewną zależność. Za każdym razem, gdy pytałem się członków zespołu projektowego o propozycje rozwiązań (nie sugerując im przy tym niczego), widziałem ich dużo większe zaangażowanie. Praca przestawała być wtedy tylko obowiązkiem a stawała się też przyjemnością. Pewnego rodzaju punktem przełomowym był dla nas udział w pewnym dużym projekcie, w którym występowaliśmy w charakterze wsparcia. Musieliśmy stworzyć złożony model BIM na podstawie projektu budowlanego, skoordynować go z modelami branżowymi i sprawdzić poprawność rozwiązań zaproponowanych przez autora projektu. Po raz pierwszy otrzymałem właściwy napisany dokument wyjściowy, który zawierał m.in. informacje na temat dokładności modelu, sposobu wymiany plików i formatu ich zapisu (ang. BEP – BIM Execution Plan). To, co było jednak najbardziej charakterystyczne, to zawarty w nim opis harmonogramu, który był podzielony na jedno- tygodniowe cykle. Pliki należało zapisać danego dnia w repozytorium danych, po czym w kolejnym dniu była na ich podstawie przeprowadzona detekcja kolizji i tak tydzień po tygodniu, aż do momentu wypracowania w pełni poprawnego modelu.
Innym ciekawym dokumentem, który został udostępniony przed rozpoczęciem pracy nad projektem był szczegółowy raport analizy potrzeb przyszłych użytkowników budynku. Raport został przeprowadzony przez zewnętrzną agencję reklamową na grupach fokusowych jeszcze w fazie przedprojektowej. Analizując jego treść miałem wrażenie, że zarówno forma, jak i funkcja budynku wynika wprost z oczekiwań przyszłych użytkowników. Cotygodniowe spotkania, podczas których dokonywaliśmy wraz z zespołem symulacji analizy potrzeb zaczęły wyglądać nieco inaczej. Potrzeby użytkownika były znane, a my skupialiśmy się tylko na potrzebach klienta dotyczących danych zawartych w modelu BIM oraz jego jakości. Weryfikowaliśmy to, co udało się zrobić w danym tygodniu i planowaliśmy co można udoskonalić w kolejnym. Wymóg związany z potrzebą zapisu najbardziej aktualnych plików w każdym tygodniu spowodował, że praca stała się dużo bardziej równomierna. Owszem, celem było wydanie, ale ryzyko wystąpienia spiętrzenia zadań i tym samym opóźnień zostało zminimalizowane. Każdy tydzień wiązał się z dostarczeniem gotowego, lecz niekompletnego produktu, którym były dane zawarte w modelu BIM, kawałek po kawałku.
W czasie, gdy pracowaliśmy nad projektem trafiłem przypadkowo na szkolenie, w którym uczestniczył mój kolega związany z branżą informatyczną. Szkolenie dotyczyło podstaw zwinnych ram postępowania Scrum i kompetencji Scrum Mastera. Dzięki Łukasz! Zorientowałem się, że działania, które podejmowałem są bardzo bliskie organizacji pracy, która wynika właśnie ze zwinnych ram postępowania Scrum. Posiadam pewne doświadczenie związane z zarządzaniem projektami w klasycznym ujęciu związanym z równoważeniem trójkąta pojęć: budżetu, zakresu i czasu, ale metoda ta wydawała mi ułomna zwłaszcza w przypadku bardziej skomplikowanych projektów. Nie ważne jak się starałem nigdy nie udawało mi się dowieźć na czas tego co zaplanowałem na początku. Odkrycie, czym jest zwinność (ang. agile) okazało się dla mnie pewnego rodzaju punktem zwrotnym. Dostrzegłem, jak można podchodzić do planowania i koordynacji pracy w dużej bardziej elastyczny sposób. Przyznam, że, temat ten pochłonął mnie całkowicie i zainspirował do dalszych działań. Postanowiłem zebrać w całość i opisać wszystkie wnioski, które wynikają zarówno z wiedzy teoretycznej a także własnych obserwacji i testów, które przeprowadziłem na przestrzeni ostatnich trzech lat.
Zwinność
Pojęcie zwinności odnosi się do organizacji pracy i polega w wielkim skrócie na adaptacji do zmian. Pojęcie to występuje w opisie różnych technik i sposobów organizacji pracy, nazywanych inaczej zwinnymi ramami postępowania (ang. agile framework). Pierwotnie były one związane z rozwijaniem produktów informatycznych, ale obecnie znajdują zastosowanie również w innych branżach. Zwinne ramy postępowania miały w swym założeniu usprawnić komunikację między klientem i programistami. Pojęcie zwinności jest osadzone w tzw. podejściu produktowym. Podejście to określane również jako postawa jest nastawione na zaspokojenie potrzeb konsumenta i wzbogacenie tych potrzeb o wartość dodaną. Podejście produktowe jest nastawione na przechwytywanie wymagań i tym samym doskonalenie produktu w trakcie trwania fazy projektowej. Innymi słowy, żeby zrozumieć czym jest zwinność i możliwość jej zastosowania w planowaniu i organizacji pracy w fazie projektowej branży architektoniczno-budowlanej warto najpierw przypomnieć sobie definicję produktu i zrozumieć czym jest wartość dodana. Mam tu na myśli wartość dodaną w wymiarze jakościowym a nie ekonomicznym. Na tym właśnie zagadnieniu postanowiłem skupić się jako pierwszym. Wszystko to przedstawiam w kontekście fazy projektowej branży architektoniczno-budowlanej.
Potrzeby klienta i użytkownika
Potrzeby klienta są uzależnione m.in. od tego, jaką rolę pełni on w procesie inwestycyjnym. W tradycyjnym podejściu klientami projektanta związanego z branżą architektoniczno-budowlaną są klienci indywidualni potrzebujący zaspokoić własne potrzeby mieszkaniowe lub większe organizacje występujące w roli pośrednika. Organizacje te podejmują działania inwestycyjne w obszarze zarówno komercyjnym jak i publicznym. Potrzeby klienta indywidualnego będą głównej skupiały się na efekcie końcowym, czyli budynku, który zostanie zrealizowany na podstawie sporządzonej przez projektanta dokumentacji. Jego oczekiwania związane są w głównej mierze z przyszłymi doświadczeniami związanymi z użytkowaniem. Nieco odmienna sytuacja ma miejsce w przypadku większej organizacji, która planuje realizację inwestycji a następnie jej sprzedaż i zależy jej na wypracowaniu określonego poziomu zysku. Poziom zysku wynika z różnicy pomiędzy przychodem i kosztami realizacji i jest uzależniony m.in. od tego jak bardzo da się zoptymalizować koszty oraz tego jak dużo są skłonni zapłacić za oferowany budynek jego nabywcy. Wyobraź sobie, że firma ta występuje w roli inwestora zastępczego i jest zaangażowana w budowę osiedla mieszkaniowego. Osoba, która reprezentuje firmę jedynie pośredniczy w realizacji i sprzedaży inwestycji, ale nie jest bezpośrednim użytkownikiem. Jej potrzeby i oczekiwania będą wiązały się w większym stopniu z możliwościami wykorzystania i kosztem samej dokumentacji projektowej. Kwestie, które wiążą się np. z komfortem użytkowania w cyklu życia budynku mają drugorzędne znaczenie dla osoby reprezentującej np. firmę deweloperską o ile nie mają one bezpośredniego przełożenia na zysk. Analiza potrzeb odbiorcy końcowego może być w tym wypadku wyodrębniona i przeprowadzona na innym etapie, np. fazie przedprojektowej lub w ramach usługi outsourcingowej. Wynik analizy potrzeb odbiorcy końcowego może zostać opisany w formie raportu zawierającego dane wyjściowe niezbędne w fazie projektowej. Potrzeby klienta to jednak nie wszystko. Produkty wytwarzane w procesie projektowo-budowlany są dystrybuowane na niezwykle konkurencyjnym rynku. Żeby produkt stał się w takim wypadku konkurencyjny w oczach klienta musi on być również nośnikiem wartości dodanej.
Wartość dodana
Produkt to określenie każdego dobra, które podlega wymianie rynkowej – można je np. kupić lub sprzedać. Rozpatrując produkt w oparciu o sposób jego konsumpcji może nim być: dobro trwałe, dobro nietrwałe lub usługa. Produktem oferowanym przez projektanta związanego z branżą architektoniczno-budowlaną może być np. usługa projektowa, dzięki której klient może uzyskać niezbędne pozwolenia a wykonawca zrealizować to co zostało zaprojektowane. Produktem jest również wytwór czyjejś działalności, np. twórczej. W przypadku usługi projektowej produktem tym jest dokumentacja projektowa. Decyzja o wyborze przez konsumenta produktu spośród setek innych, które zaspokajają te same potrzeby może być uzależniona od faktu czy marka podejmuje działania służące np. wsparciu określonej grupy społecznej lub edukacji w zakresie ochrony środowiska. Innymi słowy, żeby ktoś był skłonny dokonać zakupu określonego produktu i dodatkowo zapłacić za niego więcej, produkt ten musi być nośnikiem wartości dodanej w wymiarze jakościowym. Oferowane przez projektanta usługi są w swym charakterze takie same jak tysięcy innych projektantów, którzy posiadają takie same jak on wykształcenie. Usługa taka w wymiarze ekonomicznym stanowi koszt, który klient jest zmuszony ponieść, żeby zrealizować swój cel np. w postaci przyszłych doświadczeń wynikających z użytkowania domu. Jeśli klient, dzięki usłudze, może również zdobyć wiedzę w obszarze np. nisko energochłonnych systemów grzewczych i tym samym dowiedzieć się jak wpłynąć na zmniejszenie emisji CO2 to usługa stanie się nośnikiem wartości dodanej, która odpowiada potrzebom wyższego rzędu. Potrzeby wyższego rzędu mogą się np. wiązać z chęcią wpływania na otoczenie lub samorealizacją rozumianą jako inspirację lub edukacją. W rzeczywistości budowanie wartości dodanej, której nośnikiem są produkty wynika z szeroko pojmowanych trendów społecznych, kulturowych i gospodarczych. Wartość dodana może wpłynąć na decyzję zakupową klienta. Klient zyskuje możliwość pośredniego zaangażowania się w działania, które wykraczają poza podstawowe potrzeby. Pewnego rodzaju podatność na wartość dodaną może wynikać z faktu, że ludzie są w swej naturze leniwi. Łatwiej jest im pośrednio zaangażować się w działanie służące tzw. wyższym celom poprzez dokonanie zakupu mniej lub bardziej potrzebnego im produktu. Z drugiej strony decyzja zakupowa czegoś co w praktyce nie jest klientowi potrzebne może zostać uzasadniona poprzez zaangażowanie się np. w ochronę środowiska.
Produkt fazy projektowej
Nieco inny charakter ma wartość dodana w wymiarze jakościowym, której nośnikiem jest wytwór działalności projektanta. W bezpośrednim rozumieniu wytworem tym jest dokumentacja projektowa lub np. dane powiązane z modelem BIM. Wartość dodana, której nośnikiem jest dokumentacja projektowa znajduje swoje odzwierciedlenie w oddziaływaniu na proces projektowo-budowlany, wartości tego co zostanie na jej podstawie zbudowane a także cyklu życia budynku. Mam tu na myśli kwestie związane poprawę efektywności lub obniżeniem kosztów jak również oddziaływaniem na środowisko lub kontekstem kulturowym. Sposób organizacji prac projektowych może wpłynąć na skrócenie czasu realizacji. Poprawność przyjętych rozwiązań może przyczynić się do obniżenia kosztów realizacji i utrzymania budynku. Budynek może generować nadwyżki energii wykorzystywane do oświetlenia znajdującego się obok parku. Funkcja budynku zrealizowanego na podstawie przygotowanej przez projektanta dokumentacji może również np. aktywizować lokalną społeczność. Nie można przy tym zapominać, że proces inwestycyjny wiąże się również z zaangażowaniem wielu innych jednostek związanych z realizacją, sprzedażą i utrzymaniem nieruchomości. Wartość efektu pracy projektanta oraz innych jednostek reprezentowanych przez określone osoby można porównać do układanki. Wszystkie elementy tej układanki są tak samo niezbędne. Sumaryczna wartość dodana, której nośnikiem będzie to co zostanie wytworzone w poszczególnych fazach całego procesu inwestycyjnego przekłada się na wartość dodaną, której nośnikiem będzie zrealizowany budynek.
Wiesz już czym jest produkt i rozumiesz co może stanowić wartość dodaną, której jest nośnikiem. Proponuję żebyś przeanalizował oferowane przez siebie usługi lub to co stanowi efekt Twojej pracy w kontekście korzyści i wartości dodanej. Jeśli pracujesz w istniejącej strukturze organizacyjnej, podejmij działania, które umożliwią Ci lepsze zrozumienie potrzeb klienta i odbiorcy końcowego. Klient może ukrywać przed Tobą swoje potrzeby lub nie być ich do końca świadomym. Dlatego też ich odkrycie należy traktować jako czynność rozłożoną w czasie a nie jako kamienie milowe. Nawet jeśli obszar ten wydaje Ci się obcy, jego zrozumienie stanie się z czasem prostsze. Skup się na poszukiwaniu rozwiązań i nie oglądaj się za siebie.
- Przeanalizuj co jest oferowanym przez ciebie produktem. Jeśli jesteś projektantem i koordynujesz pracę w istniejącej strukturze organizacyjnej zastanów się co jest faktycznym wytworem twojej działalności.
- Zastanów się jak można zdefiniować wartości dodaną której nośnikiem są oferowane przez ciebie produkty. Pamiętaj, że korzyścią dla klienta jest fakt zaspokojenia jego potrzeb. Wartość dodana natomiast to coś co np. wyróżnia oferowany przez ciebie produkt na tle konkurencji w kontekście potencjalnych potrzeb wyższego rzędu, np. edukacji.
- Jeśli pracujesz w biurze projektowym lub dziale projektowym, zacznij planować pracę nad nowym projektem w krótkich cyklach (sprintach) trwających taką samą ilość czasu np. 1 tydzień. Każdy cykl powinien być zakończony spotkaniem całego zespołu, podczas którego omawiane są wszystkie wyzwania oraz plan dalszych działań. Na koniec każdego cyklu przygotowujcie również wydanie roboczej wersji projektu, która jest udostępniana klientowi. Dzięki otrzymanej informacji zwrotnej, plan dotyczący całego wydania będzie można regularnie aktualizować.
Pamiętaj, że twoimi klientami są osoby funkcjonujące w coraz bardziej zcyfryzowanym świecie, które mają nieograniczony dostęp do informacji. Klienci mogą w łatwy sposób zweryfikować proponowane im rozwiązania. Z drugiej strony treści, którymi są bombardowani każdego dnia są nasycone niezliczoną ilością sztucznie kreowanych potrzeb. Fakt bycia szczęśliwym jest uzależniany od posiadania konkretnego modelu samochodu lub tapety w sypialni z określonym deseniem. Stawianie klienta oraz jego potrzeb poza centrum twoich zainteresowań może spowodować, że oferowane przez ciebie usługi będą stanowiły jedynie koszt, który trzeba ponieść, żeby osiągnąć określony cel. Potrzeby klientów zmieniają się pod wpływem różnych czynników. Informacje, które do nich docierają mają wpływ nie tylko na kreowanie potrzeb, ale również ich zmianę. Zaakceptuj niepewność wynikającą z możliwości wystąpienia zmiany potrzeb i nastaw się na przechwytywanie wymagań w trakcie pracy. W ten sposób łatwiej CI będzie dostarczyć wartość dodaną i tym samym zwiększyć swoją przewagę konkurencyjną.
Jeśli pragniesz zaplanować pracę, w trakcie której będzie możliwe przechwytywanie wymagań, warto podzielić wydanie np. projektu budowlanego na krótsze cykle zakończone wydaniami pośrednimi. To nic innego jak opieranie się na informacji zwrotnej, którą możesz uzyskać w trakcie pracy. W innym wypadku niezbędne będzie zgromadzenie niezbędnych danych wyjściowych na początkowym etapie. Istnieje duże ryzyko, że będą one błędne lub niekompletne. Ryzyko jest tym większe im większy jest stopień skomplikowania realizowanej inwestycji. Każde z wydań pośrednich, które jest efektem cyklu pracy umożliwia dostarczanie przyrostu. Proces ten najłatwiej zobrazować w projektowaniu BIM poprzez stopniowe nasycanie modelu informacjami oraz uszczegółowienie jego geometrii.
Wdrożenie nowego sposobu organizacji pracy wymaga samozaparcia. Musisz być przygotowany na krytykę i zacząć myśleć strategiczne. Nie chodzi tu tylko o twoje nastawienie, ale przewidywanie skąd nadejdzie atak i jaką formę przyjmie. Czasami trzeba posłużyć się podstępem, żeby, nakłonić innych do zmiany sposobu postrzegania otaczających ich procesów. Zdarzają się sytuacje, gdy nie warto mówić wprost co zamierzasz a konsekwentnie realizować swój plan małymi krokami. Jeśli pracujesz w istniejącej strukturze organizacyjnej możesz np. zacząć od wdrożenia cyklicznych spotkań, które odbywają się raz na tydzień, podczas których omawiane są wszystkie wyzwania i plany. Pamiętaj również, że nie wszyscy lubią współpracę zespołową. Niektórzy wolą pozostać na samodzielnych stanowiskach. W praktyce zwinne ramy postępowania takie jak Scrum nie sprawdzają się np. w działach sprzedaży, gdzie pracownicy są nastawieni na realizację indywidualnych celów sprzedażowych. Niezależnie od wszystkich przeciwności, jeśli dostrzegasz problem i podejmujesz działanie to pierwszy krok do osiągnięcia sukcesu. Skupienie na faktycznych potrzebach klienta i umiejętność adaptacji do ich zmian przełoży się na wzrost efektywności tego czym się zajmujesz. Wsparcie pracowników wpłynie na ich większe zaangażowanie. Zmiana sposobu organizacji pracy w kierunku jej większej zwinności może w efekcie pozwolić Ci na wypracowanie zysku i osiągnięcie satysfakcji z wykonanej pracy.
Jeśli uważasz treść za wartościową podziel się nią w mediach społecznościowych. Zachęcam Cię również do przeczytania kolejnej części cyklu, w której przybliżam podstawy samego Scrum-u i jego zastosowanie w fazie projektowej branży architektoniczno-budowlanej.
Komentarze