Wpis ten stanowi kontynuację cyklu pt. „Zwinna organizacja pracy w projektach BIM”. W poprzednim wpisie przybliżam podstawy zwinnych ram postępowania Scrum i jego zastosowanie w fazie projektowej branży architektoniczno-budowlanej. Scrum to przede wszystkim współpraca zespołowa, praca z ludźmi dla ludzi oraz transparentność w komunikacji. Chcąc wdrożyć elementy zwinności w ramach zarówno nowej jak i istniejącej struktury organizacyjnej niezbędne jest wyodrębnienie określonych ról. W ramach tego wpisu postanowiłem po krótce opisać każdą z nich i pokazać jak funkcje te można odnieść do struktury organizacyjnej w branży architektoniczno-budowlanej. Zachęcam Cię do przeczytania całego tekstu a link do kolejnego wpisu znajdziesz na końcu.
Lubię gotować i w domu z reguły przypada mi przygotowywanie wszelkiego rodzaju wypieków. Odkąd moja córka zaczęła chodzić, bardzo interesuje się tym co się dzieje w kuchni. O ile tylko nadarzy się okazja, próbuje się angażować we wszystkie czynności, które wykonujemy z moją żoną. Gdy przygotowuję ciasto drożdżowe zawsze pozwalam jej przesypywać, przelewać i mieszać składniki. Nie tłumaczę jak dokładnie należy wykonać daną czynność a jedynie podsuwam niezbędne naczynia i przybory i pozwalam na eksperymentowanie. Czasem coś się wysypie lub wyleje, ale nie ma to większego znaczenia. Za każdym razem, gdy przygotowujemy ciasto lub różnego rodzaju placki, czynności, z którymi dotychczas miała trudność wykonuje pewniej. Pomysły, które przychodzą jej przy tym do głowy nie są dla mnie oczywiste jako osoby dorosłej, która postępuje schematycznie. Chyba każdemu, kto jest rodzicem niejednokrotnie przydarzyła się sytuacja, kiedy niczym nieograniczone potomstwo eksperymentuje i wymyśla przy tym niezwykłe rzeczy. Względny brak ograniczeń wpływa na dużo większe postępy w stosunku do sytuacji, gdy próbujemy przejąć kontrolę i wcielić się w rolę głównodowodzącego. Zasada ta bardzo dobrze odzwierciedla zwinął organizację pracy. Kluczem do osiągnięcia sukcesu jest zgrany zespół i rozwiązania, które wypracuje dzięki samo doskonaleniu. Nie ma tu jednak kompletnej anarchii, występuje rola lidera. Funkcję tą można jednak nazwać kierownikiem lub menedżerem służebnym, funkcję, którą pełniłem jako rodzic podczas eksperymentów mojej córki. Osoby, która wspiera i zapewnia niezbędne narzędzia do tego, żeby dostarczyć produkt, który będzie spełniał faktyczne oczekiwania klienta.
Zespół projektowy
Jedną z dwunastu zasad manifestu Agile jest potrzeba współpracy. W manifeście wspomina się wprawdzie tylko o zespołach biznesowych i deweloperskich, ale zastosowanie ww. zasady jest możliwe w szerszym kontekście. Kluczem do osiągnięcia sukcesu jest ciągłe doskonalenie w ramach tzw. samo organizujących się zespołów. Stwierdzenie to wynika to z założenia, że ludzie są zdolni do kierowania sobą i do samokontroli. Zespół projektowy powinien składać się min. z trzech członków, max. 7 – 8 osób. Osoby te powinny dysponować zróżnicowanymi kompetencjami. Dobór członków zespołu niekoniecznie będzie obejmował osoby, które mają wykształcenie inżynieryjne. Bardzo ważnym aspektem jest otwartość na różne punkty widzenia. Działania nie są wynikiem decyzji podjętej tylko przez kierownika, lecz są planowane wspólnie. To zespół definiuje zadania, które odpowiadają potrzebom klienta, proponuje kolejność ich realizacji oraz pracochłonność.
Scrum Master
W zbiorze zasad opisujących Scrum wyróżnia się trzy podstawowe role: właściciela produktu, członka zespołu i Scrum Mastera. Zgodnie z definicją Kena Schwabera i Jeffa Sutherlanda, Scrum Master to osoba, która wspiera zarówno zespół jak i całą organizację w zrozumieniu i wdrożeniu Scrum od strony teoretycznej i praktycznej. Scrum Master stara się dopilnować, żeby odbywały się wszystkie niezbędne spotkania i wydarzenia, w których m.in. aktywnie uczestniczą wszyscy członkowie zespołu projektowego i żeby ich przebieg był jak najbardziej produktywny. Jego sposób komunikacji z zespołem czerpie pod pewnymi względami z metod stosowanych w coachingu. Scrum Master wspiera zespół – pomaga, żeby zespół pozostał skupiony się na rozwijaniu produktu i rozumiał potrzeby klienta opisane w rejestrze produktu, za który odpowiada właściciel produktu.
Właściciel produktu
To, co odróżnia Scrum od podejścia kaskadowego to m.in. podział pracy na cykle nazywane sprintami. Długość sprintów wynosi z reguły od jednego do dwóch tygodni. Kolejne części produktu lub usługi są rozwijane, testowane i dostarczane klientowi przyrostowo w ramach wydań. Pojęcie wydania można odnieść do rewizji dokumentacji projektowej. Przez cały czas analizowane są potrzeby klienta. W celu przechwytywania wymagań dla produktu w Scrum niezbędne jest stworzenie rejestru produktu. Odpowiedzialny za niego jest właściciel produktu (ang. Product Owner). Rejestr produktu ulega ciągłej adaptacji. Zawiera on m.in. historie użytkowników, które w formie opisowej prezentują potrzeby i oczekiwania klienta. Na jego podstawie zespół deweloperski we współpracy z właścicielem produktu definiuje działania w ramach każdego cyklu i proponuje kolejność ich realizacji. Właściciel produktu, który pozostaje w kontakcie z klientem, zna jego potrzeby, z drugiej zaś strony potrafi je zdefiniować w formie zrozumiałej np. dla programisty. Dysponując rejestrem produktu możliwe jest opisanie konkretnych działań i kolejności ich realizacji w rejestrze sprintu (cyklu). Sposób tworzenia i przeznaczenie rejestru produktu opisuję szerzej w innym wpisie.
Jak to się ma do branży budowlanej?
W procesie projektowo-budowlanym nie występuje pojęcie rejestru produktu zawierającego na bieżąco aktualizowany opis wymagań i oczekiwań klienta. Przygotowanie dokumentacji projektowej w branży -architektoniczno-budowlanej, tak jak każdy inny projekt w ujęciu kaskadowym, jest z reguły realizowane bez stałego zaangażowania klienta. Wiodącą rolę w zespole projektowym pełni zazwyczaj albo kierownik projektu albo osoba na stanowisku projektanta prowadzącego. Projektant prowadzący to osoba mająca większe doświadczenie zawodowe, która narzuca określone standardy i koordynuje pracę innych. Funkcję projektanta prowadzącego można odnieść do funkcji architekta w branży IT. Niestety zdarza się, że taka osoba nie ma ani umiejętności, ani cech osobowości, które umożliwiają zarządzanie pracą zespołu. Określone zadania do wykonania są wyznaczane różnym osobom. Praca jest dalece zindywidualizowana, co skutkuje brakiem możliwości wypracowania jednolitych standardów. Jest również realizowana w formie długich cykli co z kolei przekłada się na spiętrzenie zadań w końcowej fazie.
Żeby możliwe było wdrożenie elementów Scrum projekty, które były dotychczas zarówno koordynowane jak i realizowane przez pojedyncze osoby powinny być realizowane w ramach zespołów. W fazie projektowej branży architektoniczno-budowlanej zespół projektowy będzie obejmował projektantów z różnych branż – architektury, konstrukcji, instalacji sanitarnych itd. Pominę pozostałych specjalistów odpowiedzialnych m.in. za opiniowanie, projektowanie przyłączy, projekt drogowy. Wszyscy projektanci będą najprawdopodobniej pracowali w ramach swoich organizacji. Z własnej praktyki wiem, że w takim wypadku warto przyjąć utworzenie minimum dwu lub trzy osobowych zespołów wewnętrznych. Jeden z członków zespołu powinien w takim wypadku pełnić również funkcję testera (sprawdzenie) modelu BIM i powiązanej z nim dokumentacji przed jej wydaniem (publikacją), analogicznie do zespołu deweloperskiego, który składa się z programistów, UX/UI designerów, ale także testerów. Im bardziej zróżnicowany zespół pod względem obszarów działania tym łatwiej jest określić priorytety poszczególnych zadań do wykonania. W rzeczywistości, która jest tak bardzo złożona i podlega szybkim zmianom nie jest już możliwe opieranie się na wiedzy i doświadczeniu ekspertów związanych tylko z określoną branżą.
W mniejszych strukturach organizacyjnych w branży architektoniczno-budowlanej rolę zarówno właściciela produktu jak i scrum mastera uważam, że może pełnić jedna osoba, która dotychczas pełniła rolę koordynatora lub lidera zespołu. W większych strukturach organizacyjnych niezbędne wydaje się jednak wyodrębnienie ról, które odpowiada funkcji właściciela produktu i scrum mastera a nawet analityka biznesowego. Chcąc wdrożyć metody stosowane w Scrum kluczowa pozostaje zmiana postawy lidera z dyrektywnej na bardziej służebną oraz wyłączenie z wykonywania czynności, którymi zajmują się członkowie zespołu. Poniżej porównałem cechy, które są najbardziej charakterystyczne z mojego punktu widzenia dla obu postaw.
Lider, który przyjmuje służebną postawę nadal pozostaje liderem. Osoba ta powinna dysponować określonymi cechami osobowości i umiejętnościami w obszarze komunikacji. Nie każdy kto wcześniej pełnił funkcję kierownika projektu w ujęciu kaskadowym będzie dysponował umiejętnościami miękkimi, niezbędnymi w zwinnym podejściu. Trzeba przy tym pamiętać, że osoba ta wciąż pozostaje liderem. Musi wiedzieć po co i dlaczego robi to co robi. Kwestia ta powinna być zwerbalizowana na poziomie samoświadomości tego kim jestem, jakie są moje archetypy jaki jest mój system wartości i czy jest on zgodny z celami strategicznymi struktury organizacyjnej, którą reprezentuję. Lider nie powinien być zaangażowany w bezpośrednią pracę nad projektem, przy czym może koordynować kilka projektów naraz. Lider, który pełni jednocześnie funkcję właściciela produktu będzie odpowiedzialny za rejestr produktu.
Warto zwrócić uwagę, że w projektach BIM pojawiła się ponadto potrzeba wyznaczenia dodatkowej roli jaką jest menedżer lub koordynator BIM, który odpowiada za właściwe implementowanie wymagań BIM oraz pilnowanie ich poprawności w trakcie pracy nad projektem. Menedżer BIM nie jest przy tym odpowiedzialny za poprawność merytoryczną projektu. Funkcję, którą pełni, porównałbym pod pewnymi względami do funkcji agile coacha. W obu przypadkach celem pozostaje podążanie zgodnie z określonymi ramami postępowania. Rola BIM managera nie stoi w opozycji do zwinnego sposobu organizacji pracy. Osoba ta powinna jednak bardziej skupiać się na wsparciu członków zespołu i eliminacji zbędnych wymagań wynikających z różnego rodzaju regulacji, które wpływają na spadek efektywności, i w efekcie spadek konkurencyjności. W zakresie obowiązków BIM managera pozostaje opracowanie planu BIM (ang. BEP – Building Execution Plan). Struktura planu i zawarte w nim definicje są zazwyczaj osadzone w podejściu kaskadowym i postawie dyrektywnej. Nic nie stoi na przeszkodzie, żebyś zaadaptował jego strukturę do swoich potrzeb.
Wdrożenie elementów zwinnych ram postępowania Scrum w istniejącej strukturze organizacyjnej wymaga otwartości i chęci uczenia się zarówno ze strony zespołu projektowego jak i pozostałych interesariuszy. Zmiana dotyczy sposobu planowania i wspólnego podejmowania decyzji a także postawy lidera, który skupia się na wsparciu zespołu. Scrum to współpraca zespołowa, praca z ludźmi dla ludzi oraz transparentność w komunikacji. Kolejne części produktu lub usługi są rozwijane, testowane i dostarczane klientowi w ramach wydań w oparciu o rejestr produktu zawierający definicje wymagań. Warto dodać, że każda nowa metoda pracy polega na eksperymentowaniu i nie należy zrażać się niepowodzeniami.
Jeśli uważasz treść za wartościową podziel się nią w mediach społecznościowych. Zachęcam Cię również do przeczytania kolejnej części cyklu, w której dokonuję symulacji analizy potrzeb i definicji wymagań. Postanowiłem się w tym celu posłużyć przykładem pewnego bardzo znanego budynku zrealizowanego w latach 30-tych XX wieku.
Komentarze