Wpis, który czytasz ma nieco inny charakter. Przybliżam w nim aspekty organizacji pracy związane z planowaniem w projektach BIM z wykorzystaniem elementów zwinnych ram postępowania Scrum.
Wpis ten stanowi kontynuację cyklu pt. „Zwinna organizacja pracy w projektach BIM”. W poprzednim wpisie opisuję czym jest prędkość zespołu projektowego i jak można w praktyce oszacować termin lub zakres dokumentacji projektowej w oparciu o poziom pracochłonności elementów rejestru produktu (PBI).
Wpis, który czytasz ma nieco inny charakter. Przybliżam w nim praktyczne aspekty organizacji pracy związane z planowaniem w projektach BIM z wykorzystaniem elementów zwinnych ram postępowania Scrum. W kolejnym wpisie skupiam się na zagadnieniach związanych z przeglądem tego co zostało już zrobione.
Praca nad projektem z wykorzystaniem elementów Scrum jest podzielona na tzw. sprinty, które nazywam cyklami pracy. Posługuję się określeniem cykl, gdyż uważam, że może być ono bardziej zrozumiałe dla osób, które nie miały wcześniej styczności z pojęciem zwinności (ang. Agile). Każdy cykl pracy (sprint) jest zawężony do krótkiego odcinka czasu, podczas którego zespół projektowy dostarcza kolejne komponenty, które w branży architektoniczno-budowlanej mogą oznaczać zarazem poziom uszczegółowienia modelu BIM lub kolejne elementy dokumentacji. Cykl trwa od 1 do 2 tygodni. Po jego zakończeniu odbywają się następujące po sobie – przegląd sprintu i spotkanie retrospektywne a następnie planowany jest kolejny sprint. Jeśli stosujesz jedynie elementy Scrum w swoje pracy spotkania te można scalić w jedno spotkanie estymacyjne. Zanim rozpocznie się pierwszy cykl pracy (sprint) należy:
W trakcie trwania następujących po sobie cykli pracy (sprintów) będą przechwytywane wszystkie nowe informacje o produkcie, które będą stanowiły podstawę dalszej pracy. Będzie to możliwe dzięki informacji zwrotnej uzyskanej m.in. ze strony klienta po zapoznaniu się z roboczymi wersjami plików, które zawierają zarówno dane graficzne jak i ilościowe. Podczas przeglądu sprintu należy dokonać rewizji rejestru produktu, wprowadzić niezbędne korekty lub dodać nowe pozycje.
Poza spotkaniami estymacyjnymi, które odbywają się raz na jeden lub dwa tygodnie, każdy dzień powinien rozpoczynać się od krótkiego spotkania (ang. daily scrum), podczas którego omawiane są postępy pracy realizowanej w trakcie trwania cyklu (sprintu). Spotkanie takie może być przeprowadzane „na stojąco” (ang. standup meeting). Ważne, żeby jego czas rwania był możliwie krótki.
Głównym celem spotkań poza możliwością wspólnego zaplanowania pracy oraz weryfikacją tego co zostało zrobione jest interakcja pomiędzy członkami zespołu projektowego. Kluczem do sukcesu jest współpraca zespołowa!
Tablica korkowa z planem wydania
Praca z rejestrem produktu, planowanie wydania i cyklu pracy (sprintu) wymaga zaangażowania całego zespołu projektowego i jest przeprowadzana w formie burzy mózgów. Warto zapewnić w tym celu wydzielone miejsce, żeby nie przeszkadzać innym. Pracując w trybie stacjonarnym będziesz posługiwał się tablicami, do których będą przyczepiane kartki typu post-it. Najłatwiej, jeśli tablice pozostaną w pomieszczeniu do czasu kolejnego spotkania estymacyjnego. Sposób zapisywania informacji na kartkach powinien być możliwie prosty i warto się upewnić, czy jest on zrozumiały dla wszystkich członków zespołu projektowego. Do dzieła!
Planowanie z wykorzystaniem elementów Scrum odbywa się od ogółu do szczegółu min. na dwóch poziomach złożoności – poziomie produktu i cyklu pracy (sprintu). Zadania realizowane w trakcie trwania sprintu są powiązane z elementami rejestru produktu, które mają w danym momencie najwyższy priorytet z punktu widzenia wartości produktu dla klienta. Termin zakończenia prac nad produktem może nie być w ogóle zdefiniowany. Wszystko skupia się na „tu i teraz”. Warto dodać, że w przypadku większego stopnia skomplikowania projektu poziomów złożoności może być więcej.
Planowanie, tak samo jak inne komponenty organizacji pracy w branży architektoniczno-budowlanej z wykorzystaniem elementów Scrum stanowią pewnego rodzaju hybrydę. Proces projektowo-budowlany pozostaje w swej naturze procesem kaskadowym, który ma w przypadku realizacji określonej inwestycji swój określony początek i koniec. Planowanie z wykorzystaniem elementów Scrum w fazie projektowej skupia się na dostarczeniu przyrostu, w następujących po sobie cyklach pracy (sprintach), przy czym termin dostarczenia produktu jest z reguły określony odgórnie. W branży architektoniczno-budowlanej najprostszym przykładem produktu rozumianego w kategoriach bezpośredniego efektu pracy projektanta są dane zwarte w modelu BIM i powiązanej z nim dokumentacji projektowej. Ze względu na nieprzewidywalność zdarzeń mających miejsce w otoczeniu należy jednak zakładać, że efekt pracy nie będzie obejmował całego, założonego pierwotnie zakresu. Celem nadrzędnym pozostaje spełnienie określonych oczekiwań, wypracowania wartości dodanej i jakość nawet jeśli, w skrócie – nie uda się dowieźć wszystkiego.
Zanim zabierzesz się za planowanie pracy potrzebujesz określić wszystkie potrzeby zmaterializowane w formie wymagań, żądań i innych informacji mają najwyższy priorytet dla klienta a które najniższy. Gdy je analizujesz skup się na wartości produktu. Angażując klienta warto upewnić się czy dysponuje on wystarczającą wiedzą lub osobą, która go reprezentuje i potrafi jednoznacznie zwerbalizować wszystkie swoje potrzeby. W innym wypadku zawartość rejestru produktu będzie opierała się na symulacji potrzeb i oczekiwań. Jego aktualizacja będzie w takim wypadku zależała od doświadczenia i sprytu lidera, który pozostaje w kontakcie z klientem.
Elementy rejestru produktu są opisywane wspólnie z zespołem, w zwięzłej formie na kartach tupu post-it i umieszczane na tablicy. Oczywiście należy znaleźć umiar. Lider zespołu projektowego, który w branży architektoniczno-budowlanej może pełnić rolę właściciela produktu i ma bezpośredni kontakt z klientem jest odpowiedzialny zarówno za priorytetyzację elementów rejestru produktu jak i za to co może on obejmować.
Pamiętaj, żeby zawsze w pierwszej kolejności skupiać się na produkcie, który faktycznie dostarczasz klientowi. Jeśli jesteś zaangażowany w przygotowywanie projektu budowlanego lub wykonawczego twoim produktem będzie dokumentacja projektowa a nie budynek. Oczywiście nie należy bagatelizować potrzeb użytkownika, ale w przypadku inwestycji budowlanej – im bliżej fazy realizacji tym w mniejszym stopniu będziesz się prawdopodobnie skupiał się na potrzebach użytkownika a bardziej potrzebach klienta. W większych strukturach organizacyjnych klient nigdy nie będzie bezpośrednim użytkownikiem, chyba że kierownik projektu, który sprawuje nadzór inwestorski postanowi kupić mieszkanie w budynku, który projektujesz 😉 Potrzeby użytkownika są niejednokrotnie definiowane w fazie przedprojektowej – w formie raportu, który wynika z odrębnych badań i analiz.
W trakcie pracy rejestr produktu będzie aktualizowany na podstawie informacji zebranych podczas przeglądu cyklu pracy (sprintu). W trakcie trwania cyklu zostaną przechwycone nowe informacje o produkcie. Będzie to skutkowało potrzebą dodania nowych elementów w rejestrze produktu lub korektę istniejących.
Żeby było możliwe zaplanowanie cyklu pracy (sprincie) warto dysponować planem wydania. Plan wydania obejmuje te elementy rejestru produktu – wymagania, żądania i inne informacji o produkcie, które mają dla klienta najwyższy priorytet. Jeśli projekt jest planowany z nastawieniem na datę plan wydania będzie obejmował te elementy produktu, które uda Ci się dostarczyć w określonym terminie. Innymi słowy planując wydanie brane są pod uwagę tylko te elementy rejestru produktu, które znajdują się na górze listy.
Gdy posługujesz się tablicą podzieloną na kolumny, planowanie wydania polega na określeniu, które elementy rejestru produktu mają zostać dostarczone. Na tym etapie warto upewnić się czy każdy z elementów rejestru produktu da się m.in. zrealizować podczas jednego cyklu pracy i czy jest on dla wszystkich zrozumiały. Warto w tym celu przygotować prostą listę kontrolną (ang. DoR – Definition Of Ready).
Pamiętaj, że plan wydania pozostaje najbardziej przewidywalny tylko w przedziale pojedynczego cyklu pracy (sprintu). Wszystko co zaplanujecie wspólnie z zespołem w dalszej perspektywie czasu może jeszcze ulec zmianie. Zwinność polega na akceptacji tego stanu rzeczy. Plan wydania pozostaje rodzajem drogowskazu, który tak samo jak zwartość rejestru produktu jest aktualizowany podczas przeglądu sprintu.
Plan cyklu pracy (sprintu) jest najbliższy „tu i teraz” i tak samo jak rejestr produktu jest aktualizowany po każdym przeglądzie cyklu pracy (sprintu), który się zakończył. Elementy rejestru produktu (PBI) zwarte w planie wydania, które mają najwyższy priorytet stanowią podstawę cyklu pracy (sprintu). Dysponując wiedzą na temat poziomu pracochłonności elementów rejestru produktu, który jest wyrażony w punktach oraz prędkości zespołu możesz szybko określić co uda się zrealizować w cyklu (sprincie) a czego nie. Na tym etapie warto również czy wręcz trzeba rejestrować faktyczny czas pracy poświęcony na realizację poszczególnych zadań.
Elementy rejestru produktu mogą być na tym etapie wzbogacone o opis konkretnych zadań do wykonania. Innymi słowy, plan cyklu pracy dotyczy zadań realizowanych w skali powtarzającego się odcinka czasu np. jednego tygodnia. Odcinek ten nie powinien być dłuższy niż dwa tygodnie, przy czym następujące po sobie cykle powinny trwać taką samą ilość czasu. Podczas sesji estymacyjnej powinni być obecni wszyscy członkowie zespołu projektowego. W wersji analogowej zadania, są opisywane na osobnych kartach typu post-it i umieszczane w części tablicy nazywanej rejestrem sprintu.
Elementy rejestru produktu (PBI) wraz z przypisanymi zadaniami są umieszczane w rejestrze sprintu w lewej kolumnie. Elementy, których realizacja się rozpoczyna są przesuwane z kolumny po lewej stronie do kolumny „w realizacji” (ang. WIP – Work In Progress) a po ich wykonaniu do kolumny „zakończone”. W realizacji zawsze powinny być tylko to co ma najwyższy priorytet. Każdy cykl pracy powinien być zakończony publikacją plików np. ifc, pdf lub dwg w celu ich wewnętrznej weryfikacji.
Może się zdarzyć, że element rejestru produktu będzie się np. odnosił do potrzeby uzgodnienia lub innej określonej w czasie czynności. W takim wypadku na etapie planowania cyklu pracy (sprintu), dany element rejestru produktu można potraktować wprost jako opis pojedynczego zadania, które jest przydzielone do określonej osoby.
Na etapie planowania cyklu pracy (sprintu) warto wyznaczyć pewne dodatkowe funkcje. Funkcje te mogą np. wiązać się z odpowiedzialnością za aktualizację plików wzorcowych (ang. template) lub testowanie modelu BIM. Warto jednak, żeby funkcje te podlegały rotacji.
Warto, żeby każdy cykl pracy (sprint) był poprzedzony określeniem celu. Celem może być cokolwiek co zapewni spójność działania. Cel pomaga przypomnieć sensowność tego co ma zostać zrealizowane. Ustalając cele w dłuższej perspektywie nie powinny one być dłuższe niż 90-dniowe. Powyżej tego okresu przestają one być osiągalne. Jest to powiązane z pewnymi ograniczeniami naszego umysłu. Wszystko co wykracza poza 90-dniowy horyzont jest bliższe wizji. Można mieć np. wizję tego czym chcemy się zajmować w perspektywie 5 lat. Wizja odnosi się jedynie do naszego wyobrażenia na temat oczekiwanego stanu lub położenia w bardziej odległej przyszłości.
Jeśli spotkania estymacyjne odbywają się w formie analogowej wszystkie informacje należy przeformułować na wersję cyfrową i udostępnić je po spotkaniu wszystkim zainteresowanym. Nie warto przygotowywać notatki, nie o to tu chodzi, lecz dodać lub zweryfikować informacje w przestrzeni roboczej aplikacji wykorzystywanej do planowania. Osobiście korzystam z ClickUp lub Monday.com. Wygodny, lecz nieco archaiczny jest również Basecamp.
Praca z realnymi kartkami typu post-it ułatwia interakcję. Efekt waszej pracy powinien być uporządkowany, w innym wypadku ciężko będzie wyciągnąć na jego podstawie wnioski, ale nie ma na tym etapie sensu przejmować się np. krojem pisma 😉 W przypadku pracy zdalnej narzędziem, które świetnie sprawdza się przy pracy koncepcyjnej są aplikacje takie jak mural lub miro, które są rodzajem wirtualnej tablicy.
Planując pracę podczas sesji estymacyjnej pamiętaj, że:
Zachęcam Cię również do przeczytania kolejnej części cyklu, w której opisuję, bardziej szczegółowo, w jaki sposób aktualizować rejestr produktu, plan wydania i cyklu pracy (sprintu).
Komentarze